Convierte los presupuestos de tu clínica en un cuadro de mando con IA

El Excel que nadie vuelve a abrir

En casi todas las clínicas con las que trabajo ocurre lo mismo: el software de gestión (Klinikare, Gesden, el que sea) guarda todos los presupuestos emitidos, con su importe y su estado. Se puede exportar a Excel en dos clics. Y ahí se queda. Nadie lo vuelve a mirar.

El problema es que en ese Excel están escondidas las respuestas a las preguntas que de verdad mueven la caja de tu clínica:

• ¿Qué porcentaje de presupuestos acabas cerrando? ¿Sube o baja a lo largo del año?
• ¿Cuánto dinero tienes pendiente de cerrar ahora mismo —presupuestos dados pero sin aceptar?
• ¿Qué doctor cierra mejor sus presupuestos? ¿Y cuál necesita ayuda con la venta?
• ¿Cuál fue tu mejor y tu peor mes, y por qué?

Qué vas a conseguir

Con el prompt de este artículo y una herramienta de inteligencia artificial le das la vuelta a ese Excel y obtienes un cuadro de mando con, entre otras cosas:

• Presupuestos por rango de importe: cuántos haces de cada tamaño, cuántos aceptas, el % de aceptación y cuántos euros se escapan en cada tramo.
• La misma vista mes a mes de todo 2026: nº de presupuestos, aceptados, % de aceptación, € aceptados y € no aceptados.
• Comparativa con el año anterior: cada mes frente al mismo mes del año pasado, para saber si vas mejor o peor.
• El dinero grande, vigilado: el detalle de los presupuestos de más de 1.000 €, que es donde más duele no cerrar.
• Un resumen ejecutivo con 3 recomendaciones concretas.

Cómo hacerlo en 3 pasos

El prompt (copia y pega)

Está diseñado para funcionar aunque las columnas de tu Excel se llamen distinto: lo primero que hace la IA es enseñarte qué columna es cada cosa antes de calcular nada.

Eres un analista de datos especializado en gestión de clínicas dentales. Te paso uno o varios archivos Excel con los PRESUPUESTOS (estimaciones de tratamiento) de mi clínica, exportados desde mi software dental. Quiero un CUADRO DE MANDO con el detalle por RANGO DE IMPORTE y por MES, y —si te paso también el año anterior— la comparativa contra el MISMO mes del año pasado. Año principal: 2026. Archivo: presupuestos_2026.xlsx (si no existe, usa el .xlsx que haya en la carpeta).

PASO 1 — Entiende el archivo antes de calcular
- Abre el Excel y muéstrame las primeras filas y las columnas detectadas.
- Identifica (aunque el nombre varíe) las columnas de: número de presupuesto, fecha de emisión, paciente, profesional/doctor, tratamiento o concepto, importe/total y estado (Pendiente, Aceptado, Entregado/Finalizado, Anulado, Rechazado).
- Dime qué columna asignas a cada concepto y pregúntame solo si algo es ambiguo.
- Ten en cuenta el formato español: decimales con coma (1.234,56), fechas DD/MM/AAAA y el símbolo €.

PASO 2 — Normaliza y clasifica
- Convierte importes a número y fechas a fecha real.
- Clasifica cada presupuesto como ACEPTADO (aceptado/entregado/finalizado) o NO ACEPTADO (pendiente/presupuestado + rechazado/anulado).
- Define EUROS NO ACEPTADOS = importe presupuestado − importe aceptado.
- Asigna a cada presupuesto un RANGO DE IMPORTE. Usa estos tramos (cámbialos si te lo pido): 0–99 €, 100–300 €, 300–500 €, 500–1.000 €, 1.000–3.000 €, 3.000–6.000 €, más de 6.000 €.

PASO 3 — Tabla por RANGO DE IMPORTE (año completo)
Una fila por rango, con estas columnas EXACTAS y una fila TOTAL al final:
- Nº de presupuestos
- Nº de presupuestos aceptados
- % de aceptación (aceptados ÷ total)
- € aceptados
- € no aceptados

PASO 4 — Tabla por MES (enero→diciembre 2026)
Una fila por mes con las MISMAS columnas (nº presupuestos, nº aceptados, % de aceptación, € aceptados, € no aceptados) y fila TOTAL. Señala el mejor y el peor mes por % de aceptación y por € no aceptados.

PASO 5 — El dinero grande, mes a mes
Para los presupuestos de más de 1.000 € (el dinero importante), repíteme la tabla por mes con esas columnas. Es donde más duele cada presupuesto que no se cierra.

PASO 6 — Comparativa con el AÑO ANTERIOR (mismo mes)
Si te paso también el Excel del año anterior (o el archivo ya incluye 2025), compara cada mes de 2026 con el MISMO mes del año anterior y dame la diferencia (Δ y Δ %) en: nº de presupuestos, % de aceptación y € aceptados. Si no tienes datos del año anterior, dímelo y salta este paso.

PASO 7 — Desglose por profesional (opcional)
Por cada doctor: nº presupuestos, nº aceptados, % de aceptación y € no aceptados (quién cierra mejor y dónde se escapa el dinero).

PASO 8 — Entregables
1. Un DASHBOARD en un único archivo HTML autocontenido: tarjetas con los KPIs del año (nº presupuestos, % de aceptación, € aceptados, € no aceptados), la tabla por rango, la tabla por mes y, si hay año anterior, la comparativa. Limpio, en español y listo para enseñar en una reunión.
2. Un Excel "cuadro_mando_presupuestos.xlsx" con todas las tablas.
3. Un resumen ejecutivo de 8-10 puntos con los hallazgos y 3 recomendaciones: ¿en qué rango y en qué mes se escapa más dinero y qué hacer?

PRIVACIDAD (IMPORTANTE)
El archivo contiene datos de pacientes. En el dashboard y en el resumen NO incluyas nombres ni datos identificativos: solo cifras agregadas por rango, mes o profesional. Los nombres, si hacen falta, solo en el Excel interno.

Cómo ejecutar el prompt, paso a paso

No necesitas saber programar. Tienes dos caminos; elige el que te resulte más cómodo.

La vía fácil: desde el navegador (claude.ai)

1. Entra en claude.ai y crea una cuenta o inicia sesión.
2. Abre una conversación nueva y pulsa el icono de adjuntar (el clip). Sube tu Excel de presupuestos.
3. Copia el prompt de arriba con el botón "Copiar prompt" y pégalo en el cuadro de mensaje.
4. Envíalo y deja que trabaje. Si te ofrece activar la herramienta de análisis, actívala: es la que le permite generarte el dashboard y el Excel para descargar.

La vía avanzada: en tu ordenador (Claude Code)

Si prefieres tenerlo en tu propio equipo y que guarde los archivos en una carpeta, usa Claude Code (de Anthropic). Deja el Excel en una carpeta, abre Claude Code ahí y pega el prompt. Es lo que más automatiza, pero pide una instalación inicial; si no eres de informática, empieza por la vía fácil.

Qué pasa cuando lo envías

Lo primero que hace la IA no es calcular: te enseña las columnas que ha detectado en tu Excel y te dice cuál ha entendido como importe, cuál como estado, etc. Si algo no cuadra, se lo corriges en una frase ("la columna «Situación» es el estado") y continúa. Después te entrega el cuadro de mando, el Excel y el resumen.

Cómo adaptarlo a tu clínica

El prompt es un punto de partida. Puedes pedirle cambios en lenguaje normal, por ejemplo:

• "Cambia los rangos a 0–200, 200–600, 600–1.500 y más de 1.500 €."
• "Compáralo también con el año pasado; te subo el Excel de 2025."
• "Añade el ticket medio aceptado de cada mes."
• "Júntame los tramos pequeños, solo me interesa a partir de 500 €."

Qué te devuelve la IA

Además del dashboard y del Excel, esta es la tabla que de verdad cambia decisiones: tus presupuestos por rango de importe, cuántos aceptas y cuántos euros se escapan en cada tramo (ejemplo con números ficticios):

Ejemplo ilustrativo. Tus cifras saldrán directamente de tu propio Excel, y también las verás mes a mes.

De un vistazo ves dónde está el problema: los tramos pequeños se cierran solos (80-90 %), pero en los presupuestos de más de 1.000 € la aceptación se desploma (47 %, 38 % y 0 %). Ahí está el dinero grande que se escapa —casi 63.000 € solo en esos tramos del ejemplo— y ahí es donde mejorar cómo presentas el plan de tratamiento te cambia el año. Y con el mismo prompt lo comparas con el año pasado para saber si vas mejor o peor.

¿Y la protección de datos?

El prompt incluye una instrucción expresa: el cuadro de mando que enseñas en reunión sale sin nombres de pacientes, solo con cifras agregadas por mes, doctor o tratamiento. Aun así, recuerda que estás tratando datos de salud (categoría especial del RGPD): trabaja sobre tu equipo, no compartas el Excel original por correo y borra los archivos temporales cuando termines.

Daniel León Jiménez

Consultor de gestión para clínicas dentales

Más de 20 años de experiencia en gestión empresarial y consultoría para el sector dental. Basado en Sevilla, trabajo con clínicas de toda España.